Catégories & Tags : le vocabulaire commun des modules

Les catégories que vos collaborateurs voient dans la boîte à idées, la FAQ, les actualités et les liens utiles se définissent toutes au même endroit : Intranet > Configuration > Catégories & Tags.

C'est la raison pour laquelle, dans les formulaires de ces modules, un message indique que « le label affiché côté intranet provient de la configuration » : les modules consomment cette liste, ils ne la définissent pas.

Cinq sous-sections : Boîte à idées, FAQ, Actualités, Liens utiles et Tags.

1. Label et clé : la distinction à comprendre

Chaque catégorie porte deux valeurs :

• le Label — le texte affiché aux collaborateurs. Modifiable à volonté ;
• la Clé — l'identifiant interne stocké en base sur chaque contenu.

Ne renommez jamais une clé une fois que des contenus l'utilisent. Les idées, questions ou articles déjà classés continueraient de porter l'ancienne valeur, et les filtres cesseraient de les retrouver — sans message d'erreur, simplement des onglets vides.

Pour corriger un intitulé maladroit, changez le Label et laissez la clé telle quelle. Une clé peu élégante n'a aucune conséquence : personne ne la voit.

2. Gérer la liste

Chaque ligne dispose d'une pastille de couleur, d'un aperçu du badge tel qu'il s'affichera, du label, de la clé, de flèches ▲ ▼ pour l'ordre et d'une corbeille.

Deux boutons en bas : Ajouter une catégorie et Restaurer les valeurs par défaut. Le second remet la liste livrée d'origine — à utiliser avec prudence si des contenus sont déjà classés.

L'ordre défini ici est celui des onglets et des filtres côté intranet. Placez en premier les catégories les plus utilisées, et gardez « Autre » en dernier.

3. Combien de catégories ?

Quatre à six par module. En dessous, tout finit dans « Autre » ; au-delà, le collaborateur hésite, choisit au hasard, et vos filtres ne veulent plus rien dire.

Une catégorie n'est utile que si quelqu'un s'en sert pour filtrer. Si personne ne consulte jamais « Process internes » séparément, la catégorie ne sert qu'à ralentir la personne qui dépose une idée.

4. Les tags

La sous-section Tags gère le vocabulaire transverse utilisé notamment sur les actualités. À la différence des catégories — dont une seule s'applique à un contenu — les tags se cumulent.

Gardez les deux systèmes distincts : la catégorie répond à « de quoi ça parle », le tag à « quoi d'autre y est lié ». Dupliquer les catégories en tags produit une taxonomie que plus personne ne maintient.

5. Avant de supprimer une catégorie

Vérifiez d'abord qu'aucun contenu ne l'utilise, en filtrant dessus dans le module concerné. Les contenus classés dans une catégorie supprimée conservent une clé désormais orpheline : ils restent en base, mais deviennent difficiles à retrouver par le filtre.

Reclassez-les avant, supprimez ensuite.