Exploitation : e-mails, maintenance, suivi des envois et statistiques

Trois écrans concernent la vie courante du portail plutôt que son contenu : l'onglet Exploitation de la configuration, la page Emails envoyés et la page Statistiques. Cet article les couvre ensemble.

1. L'expéditeur des e-mails

Intranet > Configuration > Exploitation > Emails.

L'intranet envoie des e-mails transactionnels — aujourd'hui les invitations à rejoindre une communauté. Le champ Expéditeur détermine l'adresse d'envoi.

Cette adresse doit être validée DKIM, dans les Paramètres Email. Tant qu'aucun expéditeur validé n'existe, la liste reste vide et un message le signale — et les invitations ne partent pas. C'est un pré-requis technique à traiter avant l'ouverture des communautés, pas après.

Le modèle d'invitation

Le sujet et le corps de l'e-mail sont modifiables. Les variables disponibles sont listées au-dessus du champ et se copient d'un clic :

• {{userName}}, {{userEmail}} — l'invité.
• {{communityName}}, {{communityDescription}} — la communauté.
• {{inviterName}} — la personne qui invite.
• {{invitationUrl}}, {{expiresAt}} — le lien et sa date d'expiration.
• {{intranetName}} — le nom du portail.

Le corps accepte du texte simple — les sauts de ligne deviennent des paragraphes — ou du HTML brut. Conservez impérativement {{invitationUrl}} : sans lui, l'invité reçoit un e-mail sans rien à cliquer.

Le bouton Envoyer un test permet de vérifier le rendu avant de laisser le modèle en production ; Réinitialiser restaure le texte d'origine.

2. Le mode maintenance

Exploitation > Maintenance.

Activé, il affiche à tous les utilisateurs une page « site indisponible ». Vous en réglez le titre, le message et une date de retour estimée facultative, affichée aux utilisateurs si elle est renseignée.

La partie décisive est la liste des utilisateurs autorisés (bypass) : les adresses qui continuent d'accéder à l'intranet pendant l'intervention. Renseignez-la avant d'activer le mode maintenance — sinon plus personne, vous compris, ne peut accéder au portail pour vérifier quoi que ce soit.

Une date de retour estimée vaut mieux qu'un message vague : sans elle, chaque collaborateur réessaie toutes les dix minutes et finit par appeler le support.

3. Déploiement

Exploitation > Déploiement rassemble les paramètres techniques de l'intranet déployé dans votre projet GCP : le Client ID OAuth 2.0, l'URL publique Cloud Run et le mode d'authentification du backend — à laisser sur OAuth dans le setup standard.

L'écran contient la procédure complète de mise en place, à suivre une seule fois, avec votre DSI. En exploitation courante, il n'y a rien à y modifier.

4. Emails envoyés

Intranet > Emails envoyés.

L'historique des e-mails transactionnels partis de l'intranet, avec trois compteurs — total, envoyés, échecs — et des filtres par type, statut, destinataire ou sujet, et par période.

C'est l'écran à ouvrir quand quelqu'un dit « je n'ai jamais reçu l'invitation ». Il tranche en dix secondes entre un e-mail jamais parti (à traiter côté expéditeur DKIM) et un e-mail parti mais non lu (à traiter côté destinataire).

5. Statistiques

Intranet > Statistiques.

Adoption et engagement, agrégés depuis BigQuery : utilisateurs actifs, DAU moyen (utilisateurs actifs par jour), sessions, pages vues, et un classement des top pages. La période s'ajuste sur 7, 30 ou 90 jours.

Le suivi est désactivé par défaut. Aucune donnée d'usage n'est collectée tant que l'interrupteur Suivi activé n'a pas été basculé — ce qui explique un tableau de bord entièrement à zéro sur un portail pourtant fréquenté.

L'écran rappelle lui-même de penser à informer les représentants du personnel avant activation. Traitez ce point avant de basculer l'interrupteur, pas après.

Côté protection des données : les identifiants utilisateur sont hashés (SHA256 avec un sel propre au tenant) avant stockage, aucun e-mail n'est conservé en clair, et la rétention BigQuery est de 13 mois.

Les events remontent en temps réel mais peuvent mettre quelques minutes à apparaître : ne concluez pas à une panne dans la minute qui suit l'activation.

6. Ce qu'il faut regarder, et à quelle fréquence

• Chaque semaine — le compteur d'échecs des e-mails envoyés.
• Chaque mois — le DAU moyen et le top pages : ils disent quels modules servent réellement.
• Avant toute intervention — la liste de bypass du mode maintenance.

Le top pages est l'indicateur le plus utile de tous : si la bibliothèque n'y apparaît jamais, ce n'est pas la bibliothèque qui est en cause, c'est sa place dans le menu.