Annuaire : choisir les champs affichés et recherchables

L'annuaire de l'intranet affiche les collaborateurs à partir de l'annuaire Google Workspace. Vous n'y saisissez donc aucune fiche : vous choisissez quels champs sont visibles, et où.

Le réglage se trouve dans Intranet > Configuration > Structure pages & menu > Page annuaire. L'annuaire étant une page applicative, il ne se compose pas comme les autres pages : c'est ici et nulle part ailleurs.

1. Trois cases par champ

Chaque champ disponible propose trois cases indépendantes :

• Liste — le champ apparaît sous le nom, dans la liste des résultats.
• Fiche — le champ apparaît dans le panneau de détail, quand on ouvre une personne.
• Recherche — le champ est pris en compte par la barre de recherche.

La distinction la plus utile est entre Liste et Recherche. Un champ coché en Recherche sans être coché en Liste reste trouvable sans encombrer l'affichage : c'est exactement ce qu'on veut pour l'e-mail ou le département.

À l'inverse, un champ coché en Liste allonge chaque ligne. Deux champs sous le nom suffisent — typiquement la fonction et le département.

2. Les familles de champs

• Profil — e-mail, prénom, nom, fonction.
• Téléphones — mobile, fixe, mobile professionnel, autre.
• Organisation — centre de coût, département, description, lieu, manager.
• Localisation — identifiant de bâtiment, étage, section d'étage.
• Adresse — adresse, rue, ville, code postal, région, pays.
• Champs personnalisés — vingt emplacements extra1 à extra20.

Les champs proposés proviennent de la Gestion des champs et dépendent du type de domaine. Un champ absent de cet écran est un champ que votre annuaire Google ne remonte pas — le corriger se fait côté Workspace, pas ici.

3. Ce qu'il faut décider avant de cocher

Un annuaire d'entreprise expose des données personnelles à l'ensemble des collaborateurs. Deux questions valent d'être tranchées avant le paramétrage, avec les RH plutôt qu'avec la DSI :

• Les numéros personnels. Le champ « mobile » de l'annuaire Google contient souvent un numéro privé. Ne le cochez qu'après vérification de ce qu'il contient réellement pour votre organisation.
• Les adresses. Les champs d'adresse renvoient parfois le domicile plutôt que le site de rattachement. Vérifiez sur trois ou quatre fiches avant de les rendre visibles.

En cas de doute, cochez uniquement Fiche plutôt que Liste : l'information reste accessible sans être exposée d'un coup pour tout le monde.

4. Une configuration qui marche

• Liste : fonction, département.
• Fiche : e-mail, téléphone professionnel, département, lieu, manager.
• Recherche : prénom, nom, e-mail, fonction, département.

Les champs personnalisés extra1 à extra20 ne servent que si votre annuaire les alimente. Renommez-les côté Workspace avant de les activer, sinon vos collaborateurs verront s'afficher « extra7 ».

Le bouton Enregistrer valide l'ensemble. Vérifiez ensuite le rendu réel sur la page /annuaire de l'intranet.