Communautés : créer et animer des espaces de discussion thématiques

Une communauté est un espace de discussion thématique à l'intérieur de l'intranet : un fil de posts, des événements, une bibliothèque de documents et une liste de membres, réunis sous une adresse propre du type /communautes/auto. 

C'est l'outil à utiliser quand un sujet mérite une conversation continue plutôt qu'une actualité descendante.

Cet article couvre la création depuis le back-office, le choix de la visibilité, la désignation des animateurs, et ce que les collaborateurs voient côté intranet.

1. Où se trouve le module

Back-office, menu Engagement > Communautés. L'écran liste toutes les communautés du portail, précédé de quatre compteurs : total, publiques, restreintes, confidentielles.

Chaque ligne affiche le nom et le slug, la visibilité, le responsable, puis trois chiffres : le nombre de membres, de posts et d'événements. Ces trois chiffres sont le meilleur indicateur de santé d'une communauté, une communauté à 40 membres et 2 posts est une communauté qui n'a jamais démarré.

Les onglets au-dessus du tableau filtrent par visibilité. Le champ de recherche accepte indifféremment un nom, un slug ou le nom du responsable. En fin de ligne, le menu ⋮ propose Modifier, Voir dans l'intranet et Supprimer.

2. Créer une communauté : l'identité

Le bouton Nouvelle communauté ouvre un panneau latéral. Les quatre premiers champs définissent la façon dont l'espace se présente aux collaborateurs.

• Nom de la communauté : obligatoire. C'est le titre affiché partout : dans l'annuaire, en haut de la page, dans les notifications.
• Slug (URL) : proposé automatiquement à partir du nom, et modifiable tant que la communauté n'est pas créée. Il ne pourra plus être changé après la création : c'est le seul champ irréversible du formulaire. Relisez-le avant de valider.
• Description courte : 240 caractères maximum. C'est le texte affiché sous le nom dans la grille des communautés. Il sert à faire comprendre le sujet à quelqu'un qui ne connaît pas encore l'espace, pas à le vendre.
• Bandeau « EN DUR » : un texte figé affiché en haut de la page de la communauté, au-dessus du fil. Contrairement à un post, il ne descend jamais. C'est là que se mettent l'objectif de l'espace, les règles de publication et les points d'entrée.

Un bandeau utile tient en trois ou quatre lignes et répond à trois questions : de quoi parle-t-on ici, qu'est-ce qui n'a pas sa place, à qui s'adresser en cas de doute. Au-delà, personne ne le lit.

3. Choisir la visibilité

Trois niveaux, à choisir au moment de la création. Contrairement au slug, la visibilité reste modifiable ensuite.

• ? Publique : visible par tous les collaborateurs, on rejoint en un clic. C'est le réglage par défaut et celui qui convient à la grande majorité des cas.
• ? Restreinte : la fiche reste visible dans l'annuaire (nom, description, responsable) mais le contenu est réservé aux membres invités. Le bon choix quand l'existence du groupe n'a rien de secret, mais que ses échanges ne regardent pas tout le monde.
• ? Confidentielle : invisible aux non-membres : la communauté n'apparaît pas dans l'annuaire. L'adhésion se fait uniquement par lien d'invitation.

Repère simple : si un collaborateur qui découvre la communauté par hasard n'y verrait aucun inconvénient, elle est publique. S'il ne doit pas savoir qu'elle existe, elle est confidentielle. Entre les deux, elle est restreinte.

Une confidentielle a un coût caché : personne ne peut la demander, puisque personne ne sait qu'elle existe. Elle ne vit que si ses animateurs invitent activement.

4. Le responsable et les animateurs

• Responsable de la communauté : obligatoire. Cette personne est mise en avant dans la sidebar de la communauté et devient automatiquement animatrice.
• Animateurs supplémentaires : optionnel. Ils peuvent créer des posts et des événements, gérer les membres et inviter.

Désignez au moins un animateur en plus du responsable. Une communauté dont l'unique animateur part trois semaines en congés s'éteint pendant ces trois semaines, et le redémarrage coûte toujours plus cher que l'entretien.

5. Bibliothèque et visuels

• Dossier Drive (URL) : affiché dans la sidebar de la communauté. Le partage reste géré dans Drive, par le responsable. L'intranet n'accorde aucun droit : une personne qui n'a pas accès au dossier côté Drive ne le verra pas davantage depuis la communauté.
• Logo (URL) : URL d'image directe (.png, .jpg, .svg…). Les liens de partage Google Drive sont convertis automatiquement.
• Image de couverture (URL) : URL d'image directe également. Pour les liens Drive, vérifiez que le partage est bien sur « Tous les utilisateurs avec le lien », faute de quoi l'image apparaîtra cassée pour tout le monde sauf vous.

6. Ce que voient les collaborateurs

Côté intranet, la page de la communauté s'organise en deux onglets.

• Fil de discussion : la zone de saisie « Partagez quelque chose à la communauté… » propose du gras, de l'italique, du barré, des listes, une citation, un lien, une image et un fichier joint. Les animateurs disposent en plus de l'option Épingler en haut du fil.
• Événements : les événements propres à la communauté, créés par le responsable ou les animateurs sans passer par le back-office.

Sous chaque post : un vote positif, le fil de commentaires, Copier le lien et un menu ⋯ pour les actions d'auteur. La sidebar rassemble le responsable, le prochain événement et la bibliothèque de la communauté.

7. Désactiver plutôt que supprimer

En bas du formulaire, l'interrupteur Communauté active : désactivée, la communauté n'apparaît plus dans l'annuaire, mais l'historique est conservé.

C'est presque toujours le bon geste pour une communauté qui s'est éteinte. La suppression, elle, est définitive : elle emporte les posts, les commentaires et les événements. Réservez-la aux espaces créés par erreur.

8. Questions fréquentes

Peut-on renommer une communauté ? Oui, le nom se modifie à tout moment. Le slug, non : l'adresse reste celle définie à la création.

Peut-on passer une communauté de publique à confidentielle ? Oui. Attention toutefois : les personnes qui l'avaient déjà rejointe restent membres, et les liens partagés en interne cesseront de fonctionner pour les autres.

Combien de communautés faut-il ouvrir au lancement ? Deux ou trois, avec un animateur identifié pour chacune. Un annuaire de quinze communautés vides fait plus de mal qu'un annuaire de deux communautés vivantes.