Comment créer et diffuser un message ou une newsletter ?

Bonjour à tous ! 

Dans ce tutoriel, nous allons voir comment créer un message dans We Advocacy. 

Pour créer un message, il est nécessaire, depuis le menu à gauche, de vous rendre dans l'entrée "Message". Vous allez alors arriver sur cette page où vous allez retrouver un tableau de bord avec l'ensemble de vos notifications. 

Pour chacune des notifications, vous allez voir un certain nombre d'informations et une fois qu'elle aura été envoyée et lue par vos utilisateurs, vous retrouverez le taux de délivrabilité, le taux de vue ainsi que le taux de clic. 

Pour avoir une vision plus claire de vos messages vous pouvez très bien choisir de les trier soit par leur catégorie, soit par leur statut, donc ici vous allez retrouver les brouillons, les messages qui ont été planifiés dans le temps, les messages publiés et enfin les archivés. Et vous pourrez également trier par la date de création de vos messages : soit les avoir depuis le début, soit choisir de voir simplement vos messages sur les six derniers mois. 

Pour créer un nouveau message, tout d'abord cliquez sur le bouton en haut à droite.

Puis, choisissez le nom de votre message et sa catégorie. 

Ensuite, vous allez choisir le modèle pour votre message. Soit vous partez d'un modèle vierge, soit vous choisissez un modèle prédéfini par We Advocacy. 

L'étape d'après va être l'étape d'édition de votre notification. Ici, vous allez pouvoir changer votre message. L'éditeur We Advocacy va vous permettre de faire un certain nombre de choses. Pour en savoir plus sur cette partie, nous vous conseillons de regarder les tutoriels relatifs aux éléments disponibles dans la création des messages. 

En cliquant sur « Suivant », vous allez vous retrouver dans l'étape 3, qui est l'étape du choix du canal de distribution de votre message. 

Ici, deux options s'offrent à vous. 

Soit vous choisissez le canal par défaut de l'utilisateur. Normalement, ce canal est la notification PC pour tous les utilisateurs. Mais si jamais un utilisateur n'a pas les outils nécessaires pour recevoir cette notification sur PC, vous pouvez choisir de mettre comme canal par défaut l'email. Vous pourriez également choisir de mettre le SMS. En choisissant cette option, vous avancez au cas par cas, en fonction de l'utilisateur. 

La deuxième option qui s'offre à vous, consiste à sélectionner directement le ou les canaux que vous souhaitez utiliser. 

Soit vous envoyez votre message uniquement par email, soit vous l'envoyez uniquement par notification, soit uniquement par SMS. Ou bien vous pourriez cumuler les modes d'envoi pour être sûr de toucher votre cible. 

Dans l'étape d'après, vous allez pouvoir mettre à jour les informations d'envoi et avoir un aperçu de ce que vous venez de créer. 

Ici, vous retrouvez vos trois canaux de distribution. Si vous aviez choisi uniquement l'email, vous auriez uniquement l'onglet "Email". 

Vous allez pouvoir renseigner les informations d'envoi comme l’expéditeur et le sujet de votre email. Puis, vous allez pouvoir vous envoyer un email de test pour vous assurer que l'email s'envoie correctement et comme vous le souhaitez. 

Dans l'onglet "Notifications", vous allez pouvoir choisir la largeur et la hauteur de votre notification. Puis faire un aperçu pour pouvoir vérifier que tout soit OK dans votre notification. 

Enfin, dans le dernier onglet, vous allez retrouver les informations relatives au SMS. Vous allez à nouveau pouvoir choisir l'expéditeur et renseigner le texte qu'il y aura dans votre SMS. 

Enfin, renseignez votre numéro de téléphone pour pouvoir tester l'envoi de SMS. 

Une fois cette étape 4 paramétrée, il ne vous restera plus qu'à mettre en place la dernière étape qui est celle de l'agenda où vous allez pouvoir choisir, si c'est une urgence, de publier votre message maintenant. 

Ou bien vous pouvez choisir de programmer votre message en fonction du jour, mais également de l'heure. 

NB : Nous vous conseillons fortement de choisir des horaires tôt le matin ou tôt en début d'après-midi, puisque nous avons pu constater que le taux d'ouverture était bien plus important à ces moments-là de la journée. 

Enfin, vous allez pouvoir mettre en place une date d'expiration qui déterminera quand est-ce que le message deviendra archivé et qui permettra de ne pas envoyer trop de messages à une personne qui serait absente longtemps. 

Si nous prenons l'exemple d'un arrêt maladie de deux mois : une personne peut être absente pendant deux mois, le jour où elle reviendra, elle recevra uniquement les notifications qui seront encore actives. Toutes celles dont la date d'expiration sera passée ne s'afficheront pas. 

Enfin, une fois que vous avez tout paramétré et que vous avez terminé votre étape 5, vous cliquez sur « Publier » et vous allez retrouver votre notification dans votre tableau de bord. 

À ce moment-là, il ne vous restera plus qu'à affecter votre notification pour la pousser chez les utilisateurs. Pour l'affectation, vous avez trois modes de partage. 

Soit vous pouvez partager directement à l'ensemble de votre entreprise. 

Soit vous pouvez partager à des utilisateurs ou à des groupes. 

Ou encore, vous pouvez utiliser la méthode du fichier CSV pour importer une liste qui serait un peu particulière et dont vous n'auriez pas l'habitude. Vous allez ainsi copier votre liste d'utilisateurs en provenance de votre Excel, puis venir la coller ici. 

Ensuite, il vous suffira de vérifier vos utilisateurs. Si le système reconnaît l'utilisateur, il mettra un OK, sinon il mettra un NOK. Une fois fait, il vous restera à sauvegarder votre affectation. 

Vous savez à présent comment créer un message en WeAdvocacy.