Ce tutoriel décrit le fonctionnement actuel de la plateforme We Advocacy pour la création et la diffusion d'un message (alerte/notification) ou d'une newsletter, illustré avec des captures d'écran de l'interface (informations de compte et noms de messages anonymisés).

1. Accéder au module de communication

Depuis le menu de gauche, la rubrique Communication propose désormais deux entrées distinctes selon le type de contenu que vous souhaitez créer :

• Messages & Alertes : pour les notifications, alertes et messages ponctuels ;
• Newsletters : pour les newsletters éditoriales.

Le fonctionnement général est très proche pour les deux, seules quelques options diffèrent (voir plus bas).

2. Le tableau de bord

En ouvrant l'une de ces sections, vous arrivez sur un tableau de bord présentant trois compteurs en haut de page : le nombre total de messages, ceux qui sont publiés et ceux encore en brouillon. Des filtres permettent d'affiner l'affichage par catégorie, par statut ou par période de création, et vous pouvez basculer entre une vue Liste et une vue Agenda (calendrier).

3. Créer un nouveau message ou une newsletter

Cliquez sur le bouton + Nouveau en haut à droite du tableau de bord.

Un panneau latéral s'ouvre pour renseigner les informations de base : Nom (obligatoire), Catégorie, Tags (optionnel) et Unité de rattachement (où la publication se rattache dans votre organisation).

Une fois les champs remplis, cliquez sur Suivant pour lancer l'assistant de création, organisé en 5 étapes.

1Étape 1/5 — Modèle

Choisissez votre point de départ : un modèle vide (mode simple), l'un des modèles prédéfinis proposés par We Advocacy (communication d'urgence, gestion des rumeurs, communication post-crise, communication RH), ou l'un des modèles déjà créés par votre organisation, classés par dossiers.

2Étape 2/5 — Design

C'est l'éditeur de contenu à proprement parler. Une bibliothèque de blocs sur la gauche vous permet d'ajouter et d'organiser librement : texte, bouton, image, affiche, séparateur, espaceur, pièce jointe, bouton « like », articles (mise en page horizontale ou verticale), vidéo, etc.

3Étape 3/5 — Sélection du canal

Deux approches possibles : envoyer en utilisant le canal par défaut de l'utilisateur (recommandé), ou effectuer une sélection manuelle d'un ou plusieurs canaux (email, notification, SMS), cumulables pour maximiser la portée du message.

4Étape 4/5 — Aperçu et mises à jour

Selon les canaux choisis, un ou plusieurs onglets apparaissent :

• Email : expéditeur, sujet (obligatoire), libellé expéditeur (optionnel), texte d'aperçu / preheader (optionnel), et un envoi de test à une adresse de votre choix ;
• Notification : réglage de la largeur et de la hauteur, avec un aperçu direct sur le web ;
• SMS : expéditeur, texte du SMS, et un envoi de test vers un numéro de mobile.

5Étape 5/5 — Agenda

Cette dernière étape permet de décider quand le message part : activez Publier maintenant pour un envoi immédiat, ou renseignez une date de publication précise (avec des raccourcis pratiques comme « Demain » ou « Lundi prochain »). Vous pouvez également fixer une date d'expiration, qui archivera automatiquement le message une fois cette date dépassée.

Cliquez enfin sur Sauvegarder (ou Publier si l'envoi immédiat est activé) pour finaliser. Votre message apparaît alors dans le tableau de bord.

4. Affecter le message à ses destinataires

Une fois le message publié, il faut encore l'affecter, c'est-à-dire choisir qui va le recevoir. Dans la colonne Affectation du tableau de bord, cliquez sur l'icône correspondante : un menu propose quatre onglets : Utilisateurs (sélection individuelle avec recherche par nom ou email), Groupes We Advocacy (groupes déjà constitués dans votre organisation), Groupes Google/O365 (si votre annuaire Google ou O365 est synchronisé) et Import CSV (liste exhaustive d'adresses mails). Cochez les destinataires souhaités puis cliquez sur Affecter pour valider. Vous pouvez à tout moment revenir sur Voir ma sélection pour contrôler qui a été affecté et si le message a bien été délivré à chacun.