Comment suivre les affectations de ses signatures d'emails ?

Bonjour à tous !

Dans ce tutoriel nous allons voir comment suivre les affectations des signatures d'email. 

Dans votre menu de gauche, vous allez avoir dans l'entrée "Signatures et bannières", l'entrée "Signatures" puis "Suivi des affectations". En cliquant sur le suivi des affectations, vous allez arriver sur la liste complète de tous vos utilisateurs et des signatures qui leur sont affectées. 

Dans la gestion des signatures, vous avez pu choisir des signatures par défaut qui sont appelées signatures prioritaires. Ces signatures prioritaires vont donc venir s'afficher ici automatiquement par défaut car c'est celles qui viendront se mettre automatiquement lorsque l'utilisateur créera un nouveau mail. 

Si aucune signature n'a été mise prioritaire, alors ce sera la dernière signature affectée qui viendra se mettre par défaut. 

Dans notre liste, nous avons 4 colonnes qui correspondent aux 4 cas de figures différentes des signatures :

• Une colonne pour les nouveaux mails externes, 

• Une colonne pour les réponses externes, 

• Une colonne pour les nouveaux mails internes, 

• Et une colonne pour les réponses internes. 

Pour chacun des utilisateurs, nous allons donc avoir la signature qu'il a actuellement par défaut. 

Lorsque l'utilisateur a un petit « i » d'information qui s'affiche sur ses signatures, cela veut dire que la signature par défaut a été modifiée manuellement, soit par l'administrateur, soit par l'utilisateur. 

Si nous souhaitons modifier la signature par défaut, vous avez dans la colonne "Action" la possibilité d'éditer les entrées. 

Vous allez alors retrouver pour chaque cas de figure les signatures qui sont disponibles. 

Dans les signatures disponibles, vous allez retrouver les signatures qui ont un paramétrage correspondant à la situation et qui ont été affectées à l'utilisateur. Par exemple, pour les nouveaux mails externes, nous allons retrouver trois types de signatures : celle qui est paramétrée dans tous les cas de figure, celle qui est paramétrée pour l'externe et celle qui est paramétrée pour les nouveaux mails. 

Nous pouvons donc décider de changer la signature par défaut pour que quand nous rédigeons un nouveau mail externe, nous avons toujours la signature "Nouveaux mails" qui vient s'afficher. 

Et nous pouvons reproduire la manipulation dans chacun de nos cas de figure. Ici, pour les réponses externes, nous n’avons plus la signature "Nouveaux mails", car elle n'est pas paramétrée pour s'afficher dans les réponses, mais nous avons la signature "Réponse". 

Une fois que nous avons fait notre paramétrage, que nous avons défini nos signatures par défaut, nous pouvons sauvegarder. 

C'est une manière assez simple de suivre quelle est la signature par défaut qui s'affiche pour vos utilisateurs, notamment lorsqu'un utilisateur souhaite faire une modification ou que vous souhaitez contrôler quelle est la signature qui s'affiche par défaut pour un utilisateur. 

Vous savez à présent comment suivre les affectations des signatures.