Comment créer et gérer ses signatures d'emails ?

Bonjour à tous !

Dans ce tutoriel, nous allons voir comment créer et gérer ses signatures de mail. 

Pour ce faire, dans le menu de gauche, vous allez avoir l'entrée "Signatures et bannières", puis l'entrée "Signatures" et "Gestion des signatures". En cliquant sur cette entrée, vous allez vous retrouver sur le tableau de bord de l'ensemble de vos signatures. 

Pour créer une nouvelle signature, vous pouvez cliquer sur le bouton en haut à droite, et commencer par paramétrer votre signature. 

Vous allez choisir le nom de votre signature. 

Vous allez pouvoir indiquer si cette signature est applicable pour les nouveaux mails internes uniquement, les nouveaux mails externes uniquement, ou bien dans les deux cas de figure. 

Vous allez également pouvoir choisir si la signature est disponible dans vos nouveaux mails, si elle est disponible dans vos réponses ou transferts, ou si elle est disponible dans les deux. 

Enfin, vous allez avoir la notion de "Prioritaire". Lorsque vous choisissez qu'une signature soit prioritaire, celle-ci va devenir la signature par défaut pour l'ensemble des utilisateurs. 

Par exemple, si un utilisateur est affecté à trois signatures, signature numéro 1, 2 et 3, et que la signature numéro 2 est la signature prioritaire, dans ce cas l'utilisateur pourra retrouver dans sa boîte mail ses trois signatures. Mais c'est la signature prioritaire, donc la numéro 2, qui sera mise par défaut lorsqu'il rédigera un nouveau mail. 

Une fois que vous avez choisi votre paramétrage, vous cliquez sur "Suivant" et vous allez arriver dans la première zone d'édition. Ici, vous pouvez choisir de partir d'un modèle préexistant (ce sont des modèles proposés par Weadvocacy) ou bien choisir de partir sur une feuille blanche. C'est ce que nous allons faire ici. 

La deuxième étape, ça va vraiment être l'étape de la création de la signature. Ici, vous allez avoir deux zones : 

• La zone d'édition

• La zone de prévisualisation en dessous, qui va vous permettre de pouvoir voir en temps réel le rendu de votre signature. 

Dans la zone d'édition, vous allez retrouver sur votre bandeau horizontal l'ensemble des éléments relatifs au texte, et à la mise en page. Globalement, c'est ce que vous allez retrouver sur un document Word classique : police, taille de la police, etc. 

Vous allez pouvoir choisir la couleur de votre texte, le mettre en gras, en italique, en souligné. Vous allez ensuite pouvoir ajouter des liens, des images ou bien des vidéos. Créer des tableaux et puis choisir la mise en page de votre texte. Tout à droite, vous allez retrouver les champs des employés. 

C'est ici que vous allez pouvoir personnaliser votre signature. 

Par exemple, dans une signature, nous commençons souvent par le nom et le prénom. Donc nous allons venir dans les champs des employés, sélectionner le nom et le prénom. Puis la fonction. 

Il y a également des éléments qui vont être inscrits "en dur." Ce sont des éléments qui ne sont pas propres à chaque utilisateur, mais qui sont les mêmes pour tout le monde. Par exemple, nous pouvons retrouver le site web. 

Une fois que nous avons sélectionné les champs qui nous étaient utiles, nous allons pouvoir venir ajouter des spécificités à chacun des champs. 

Par exemple, pour le site web, nous allons pouvoir ajouter un lien. Attention, le lien doit toujours commencer par HTTPS://. 

Nous allons pouvoir choisir où est-ce que le lien va s'ouvrir quand nous cliquons dessus. Est-ce qu'il s'ouvre dans la fenêtre dans laquelle nous nous trouvons déjà ou est-ce qu'il s' ouvre dans une nouvelle fenêtre ? 

Ensuite, sur ces différents champs, nous allons pouvoir les conditionner. 

Premièrement, nous avons les conditions qui se font au niveau de la casse du champ. Par exemple, nous allons pouvoir rajouter l'indication |upper pour faire afficher le nom de famille en capital. 

Nous allons pouvoir faire la même chose pour tout mettre en minuscule avec la condition |lower. Et enfin, nous pouvons utiliser l'indication |capitalize pour mettre uniquement la première lettre en lettre capitale. 

Tous les champs de conditionnement sont indiqués dans le document de “Conditionnement des champs”. 

Pour aller un peu plus loin dans le conditionnement, nous allons pouvoir utiliser également des IF. Les IF vont permettre de dire, par exemple, que si le numéro de mobile est renseigné, nous l’affichons, sinon la ligne est supprimée. 

Par exemple, si nous voulons utiliser un “M.” et puis mettre en place le mobile, nous aimerions indiquer que s'il est renseigné nous l’affichons, sinon, le “M.” disparaît. Pour ce faire, nous allons rajouter un IF qui va englober l'intégralité de la ligne. Nous allons se placer sur la ligne du dessus pour bien prendre toute la ligne entière, nous allons venir indiquer que si nous avons le {{work}} nous laissons le “M.”. Par contre, si nous ne l’avons pas, il sera retiré. Nous nous mettons sur la ligne d'en dessous et nous terminons notre IF. 

Le conditionnement est une notion un peu complexe et la vidéo ou la documentation vous éclaireront un petit peu plus à ce sujet. Si ce n’est pas le cas, n'hésitez pas à contacter le support Weadvocacy pour vous accompagner sur ce point-là. 

Pour la mise en page, les signatures comportent la majorité du temps des images.. Dans notre exemple nous allons créer une signature plutôt horizontale avec une photo sur la gauche de l'ensemble de nos éléments et puis nos éléments sur la droite.

Pour cela, nous allons nous placer sur la première ligne et puis nous allons venir insérer notre logo.

Comme vous pouvez le voir, le logo a été inséré, mais l'alignement n'est pas optimal par rapport aux informations de droite. 

Pour que cela puisse être aligné correctement, nous allons ruser et utiliser des tableaux. Dans les tableaux, nous allons choisir autant de colonnes et de lignes qu'il y a de zones dans notre signature. Dans notre cas, nous en avons uniquement deux : la zone du logo et la zone des informations. Nous choisissons donc deux colonnes. 

Dans la première colonne, nous allons venir glisser la photo. Dans la deuxième colonne, nous allons venir glisser les informations. 

L'avantage du tableau, dans un premier temps, c'est que nous allons pouvoir décaler la largeur de la colonne pour pouvoir choisir l'espacement entre chacune des informations. 

Le deuxième avantage, c'est que nous allons pouvoir gérer l'alignement des éléments au sein même de la cellule. Pour ce faire, nous nous mettons dans la cellule de l’image, nous allons dans les cellules, propriétés de cellules.

Et nous allons pouvoir choisir l'alignement horizontal et l'alignement vertical. 

Une fois que nous avons validé les emplacements et les espacements, nous allons pouvoir également gérer les propriétés du tableau.

Nous allons simplement pouvoir venir enlever les bordures en mettant les bordures à zéro. 

Maintenant, si nous prévisualisons, comme vous pouvez le voir, nous avons un alignement sympathique entre le logo et les informations de profil. Nous ne voyons pas les bordures du tableau et donc nous avons créé notre signature. 

Une fois que notre signature nous convient, nous pouvons sauvegarder le modèle de signature. Et dans ce cas-là, nous allons retrouver notre modèle de signature dans notre tableau de bord. 

Si vous voulez le modifier, vous avez bien sûr toutes les actions ici qui vous permettent de modifier les paramètres, modifier directement la signature ou bien la dupliquer. 

Une fois que vous êtes satisfait de votre signature, il ne vous reste plus qu'à affecter la signature aux utilisateurs concernés. Pour ce faire, vous avez le bouton « Affectation ». 

Ici, vous allez retrouver quatre méthodes différentes d'affecter votre signature. 

• Soit vous partagez directement le modèle de signature à toute votre entreprise, donc tous les utilisateurs de votre société vont pouvoir utiliser ce modèle de signature. 

• Ou bien vous pouvez choisir de partager uniquement à des utilisateurs. Donc là, vous allez retrouver tous vos utilisateurs et vous n'aurez plus qu'à les cocher. Ça peut être une bonne idée, par exemple, au tout début pour tester le modèle de signature sur trois ou quatre personnes. 

• Vous allez également pouvoir partager à des groupes. Soit vous choisissez des groupes Weadvocacy que vous avez créés au préalable, ou bien vous pouvez utiliser des groupes Microsoft 365 / Google en fonction de l'environnement dans lequel vous évoluez. 

• Enfin, dernière option, vous pouvez télécharger une liste d'utilisateurs. Si vous avez un Excel avec une liste un petit peu particulière que vous ne retrouvez pas dans votre annuaire d'entreprise ou dans Weadvocacy, vous pouvez copier l'ensemble de vos adresses mail et venir la coller. Il vous suffira juste de vérifier que l'utilisateur est bien connu de nos services : quand “OK” vient s'afficher, vous pouvez sauvegarder pour pouvoir faire votre affectation. 

Une fois l'affectation faite, vous pourrez exporter la liste des utilisateurs affectés si vous le souhaitez, ou bien simplement retourner dans les affectations pour voir votre sélection ou modifier votre sélection. 

Vous savez à présent comment créer et gérer des signatures d’emails.