Comment définir quels utilisateurs sont actifs ?

Bonjour à tous ! 

Dans ce tutoriel, nous allons voir la notion d'utilisateur actif dans Weadvocacy. Dans votre menu à gauche, dans la partie suivie des déploiements, vous allez retrouver la notion d'utilisateur actif. Lorsque vous cliquez dessus, vous allez être dirigé vers cette page : 

Qu'est-ce qu'un utilisateur actif ? Un utilisateur actif, c'est un utilisateur qui sera concerné et en capacité de recevoir les notifications messages, newsletters ou autres. Un utilisateur actif va donc pouvoir recevoir les notifications alors qu'un utilisateur inactif ne sera pas concerné par l'outil Weadvocacy. 

À quoi cela va vous servir ? Ça va vous servir, dans un premier temps, à pouvoir déterminer au sein de vos utilisateurs synchronisés qui ceux qui sont concernés par les licences Weadvocacy ou non. 

Par exemple, si vous avez synchronisé 50 utilisateurs mais que seulement 20 sont concernés par les licences Weadvocacy, vous allez pouvoir facilement indiquer qui sont les 20 utilisateurs actifs et qui sont les 30 utilisateurs inactifs. 

De la même manière, si vous avez des groupes qui sont déjà prédéfinis et qui concernent, pour la majorité, des utilisateurs actifs, vous allez pouvoir dire, par exemple, que 2 utilisateurs sur les 10 présents dans le groupe sont inactifs. 

Ainsi, lorsque vous allez faire votre affectation après avoir créé une notification, vous allez pouvoir sélectionner directement toute l'entreprise et savoir que seulement les 20 utilisateurs actifs sur les 50 utilisateurs synchronisés recevront la notification. De la même manière, vous allez pouvoir affecter la notification directement à votre groupe et savoir que seulement les 8 personnes actives du groupe recevront la notification et pas les 2 personnes inactives. 

La notion d'utilisateur actif vous sera également utile au moment de votre renouvellement avec Weadvocacy. Puisque lors de votre renouvellement, c'est le nombre d'utilisateurs actifs qui sera utilisé comme nombre de licences Weadvocacy. Il faut donc bien penser à tenir à jour cette liste d'utilisateurs afin d'éviter tout surcoût inutile. 

Comment est-ce qu'on fait pour rendre un utilisateur inactif ? C'est assez simple. Soit vous venez directement décocher la notion d'actif dans la liste d’utilisateurs. Si jamais vous avez fait une erreur, vous pouvez très bien recocher la notion “Actif”. 

Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour venir désactiver un utilisateur spécifique. 

Vous pouvez avoir une vision globale sur vos utilisateurs en utilisant les filtres : 

• Soit vous retrouvez tous vos utilisateurs actifs, 

• Soit vous pouvez aussi faire apparaître vos utilisateurs archivés. Les utilisateurs archivés sont les utilisateurs qui ne sont plus existants. 

• Ou vous pouvez avoir une vision globale en activant les deux. 

Vous pouvez exporter cette liste d'utilisateurs pour avoir une vision globale de vos utilisateurs sur un fichier Excel, où vous pourrez effectuer vos tris et votre analyse plus poussée. 

Et enfin, vous pouvez venir mettre à jour de manière massive ces informations. 

Comment ça se passe ? Quand vous cliquez sur le bouton, une pop-up s'ouvre et vous allez pouvoir renseigner l'ensemble de vos utilisateurs avec l’indication “oui” ou “non” pour dire s'ils doivent être actifs ou pas. 

Comment faire ça rapidement ? Il faut débuter avec un fichier Excel où vous allez avoir l'ensemble de vos utilisateurs. Dans la colonne d’à côté, vous allez mettre oui pour dire que l'utilisateur est actif, et non pour dire que l'utilisateur est inactif. Puis, vous allez sélectionner 

les colonnes avec les adresses mail et les oui / non et copier les informations.

Enfin venir coller les informations et ajouter des virgules pour avoir le bon format. 

Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez vérifier que le format soit bon. Vous aurez un OK si le format est bon pour nous et un NOK si le format ne correspond pas. 

Enfin, il vous suffira de sauvegarder pour que les informations soient prises en compte.

Vous savez à présent comment gérer la notion d'utilisateur actif.